Follow-up-Mail nach dem Verkaufsgespräch: 7 Vorlagen

Fünf Regeln für jede Follow-up-Mail

1. Schnell: Am besten innerhalb von ein, zwei Stunden nach dem Gespräch. Dann erinnert sich der Kunde noch an Details, und du wirkst verlässlich.
2. Konkreter Betreff: Nicht „Unser Gespräch“, sondern „Retouren bei den neuen Produkten: Zusammenfassung und Termin am Dienstag“.
3. In seinen Worten: Greif auf, was der Kunde gesagt hat, nicht deine Produktbeschreibung.
4. Ein nächster Schritt: Ein Termin, eine Frage oder eine Entscheidung. Mehrere Bitten in einer Mail führen dazu, dass keine erledigt wird.
5. Kurz: Fünf bis zehn Zeilen reichen. Alles andere gehört in einen Anhang oder in das nächste Gespräch.

Vorlage 1: Nach dem Erstgespräch mit Termin

Betreff: [Thema]: kurze Zusammenfassung und unser Termin am [Tag]

Guten Tag Frau [Name],

danke für das offene Gespräch heute. Ich habe mitgenommen:
- [Problem in den Worten des Kunden]
- [Auswirkung, zum Beispiel Zeit oder Kosten]
- [Ziel oder Termin, bis wann sich etwas ändern soll]

Am [Tag] um [Uhrzeit] zeige ich Ihnen in 20 Minuten, wie das bei
[vergleichbarer Kunde] gelöst wurde. Die Einladung kommt separat.

Falls ich etwas falsch verstanden habe, sagen Sie es mir gern.

Viele Grüße
[Name]

Der letzte Satz wirkt klein, ist aber wichtig. Er lädt zur Korrektur ein und erhöht die Chance auf eine Antwort.

Vorlage 2: Nach der Demo

Betreff: [Firma] und [dein Produkt]: nächste Schritte nach der Demo

Guten Tag Herr [Name],

danke für die Zeit heute, auch an [weitere Teilnehmer]. Besonders
wichtig war Ihnen:
1. [Punkt 1]
2. [Punkt 2]

Offen ist noch [offene Frage]. Dazu kläre ich [was du tust] bis [Datum].

Als nächsten Schritt hatten wir besprochen: [Testphase, Angebot,
Termin mit Entscheider]. Passt Ihnen dafür [Termin A] oder [Termin B]?

Viele Grüße
[Name]

Vorlage 3: „Schicken Sie mir Unterlagen“

Wenn ein Kunde nur Unterlagen will, schick nicht dein ganzes Material. Schick das eine Dokument, das zu seinem Thema passt, und biete an, es gemeinsam durchzugehen.

Betreff: Die Unterlagen zu [Thema], wie besprochen

Guten Tag Frau [Name],

wie versprochen die Unterlagen. Für Sie am wichtigsten ist Seite [X],
dort geht es um [Thema, das der Kunde genannt hat].

Viele Fragen klären sich in zehn Minuten am Telefon schneller als
beim Lesen. Wollen wir am [Tag] kurz telefonieren?

Viele Grüße
[Name]

Wie du schon im Telefonat aus „Schicken Sie mir was“ ein Gespräch machst, steht in unseren Beispielen zur Einwandbehandlung.

Vorlage 4: Angebot nachfassen

Betreff: Ihr Angebot vom [Datum]: Fragen offen?

Guten Tag Herr [Name],

ich wollte kurz nachhören, ob Sie das Angebot schon anschauen konnten.
Oft tauchen beim Lesen noch Fragen auf, etwa zu [typische Frage].

Passt Ihnen ein kurzer Anruf am [Tag] zwischen [Uhrzeit] und [Uhrzeit]?

Viele Grüße
[Name]

Vorlage 5: Keine Antwort nach dem ersten Nachfassen

Betreff: Kurze Frage zu [Thema]

Guten Tag Frau [Name],

ich habe Sie zuletzt nicht erreicht und möchte Sie nicht mit Mails
überhäufen. Daher nur eine Frage: Ist das Thema [Thema] für Sie
gerade noch aktuell?

Ein kurzes Ja oder Nein reicht mir völlig. Bei Nein melde ich mich
nicht weiter.

Viele Grüße
[Name]

Diese Mail bekommt oft mehr Antworten als jede andere, weil sie leicht zu beantworten ist und Druck rausnimmt. Halte dich danach an dein Wort.

Vorlage 6: Nach einer Absage

Betreff: Danke für Ihre Rückmeldung

Guten Tag Herr [Name],

danke, dass Sie mir offen Bescheid gegeben haben. Darf ich fragen, was
für Sie den Ausschlag gegeben hat? Das hilft mir sehr.

Falls sich bei Ihnen etwas ändert, zum Beispiel [Anlass], melden Sie
sich gern. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg mit [Projekt].

Viele Grüße
[Name]

Eine freundliche Absage-Mail ist eine Investition. Ansprechpartner wechseln die Firma, Anbieter enttäuschen, Budgets ändern sich.

Vorlage 7: Termin bestätigen mit Agenda

Betreff: Bestätigung: [Thema] am [Tag], [Uhrzeit]

Guten Tag Frau [Name],

ich freue mich auf unseren Termin. Mein Vorschlag für die 30 Minuten:
1. Kurzer Abgleich, was sich seit unserem Gespräch getan hat
2. [Thema des Kunden] an Ihrem Beispiel
3. Fragen und nächste Schritte

Wenn Sie noch jemanden dazuholen möchten, leiten Sie die Einladung
gern weiter. Fehlt aus Ihrer Sicht ein Punkt?

Viele Grüße
[Name]

Betreffzeilen, die geöffnet werden

Der Betreff entscheidet, ob deine Mail gelesen oder verschoben wird. Gute Betreffzeilen sind konkret, nennen das Thema des Kunden und, wenn es einen gibt, den nächsten Termin. Ein paar Muster zum Anpassen:

• „Retouren bei den neuen Produkten: Zusammenfassung und Termin am Dienstag“
• „Ihre Frage zur Shopware-Anbindung: die Antwort“
• „Angebot für den Standort Leipzig, wie besprochen“
• „Kurze Frage zu Ihrem Projekt im Januar“

Vermeide Betreffzeilen, die nach Werbung klingen, etwa mit Ausrufezeichen, Großbuchstaben oder „Exklusives Angebot“. Und nutze im Betreff die Wörter, die dein Kunde selbst verwendet hat. So erkennt er sofort, worum es geht.

Typische Fehler

• „Ich wollte mich nur mal melden.“ Jede Mail braucht einen Grund und einen Mehrwert für den Kunden.
• Zu lang. Wer drei Absätze über sein Produkt schreibt, wird nicht gelesen.
• Kein Datum. „Melden Sie sich, wenn es passt“ heißt meistens: nie.
• Zu viele Anhänge. Ein Dokument, das passt, schlägt fünf, die man suchen muss.
• Falsche Fakten. Gerade bei automatisch erzeugten Entwürfen: Prüf Namen, Zahlen und Termine, bevor du auf Senden drückst.

Die Mail schreibt sich fast von selbst

Nach jedem Call schreibt Alfreed eine Zusammenfassung und einen Entwurf für die Follow-up-Mail in deinem Ton, mit den Punkten, die dein Kunde wirklich gesagt hat. Den Folgetermin legst du mit einem Klick in Google, Outlook oder Apple Kalender. Verschickt wird nichts ohne dich. Kostenlos ausprobieren.

Welche Fragen du vorher stellen solltest, damit die Zusammenfassung Substanz hat, zeigt unser Artikel zur Bedarfsanalyse.