KI-Transkription im Verkaufsgespräch: DSGVO, § 201 StGB und Betriebsrat

Warum das Thema wichtig ist

Ein KI-Assistent, der im Call mitschreibt, verarbeitet Stimme, Namen und Gesprächsinhalte. Das sind personenbezogene Daten deines Gesprächspartners und auch deine eigenen. In Deutschland kommt hinzu, dass das nichtöffentlich gesprochene Wort strafrechtlich geschützt ist. Und wenn ein Unternehmen ein solches Werkzeug für seine Beschäftigten einführt, hat der Betriebsrat mitzureden.

Das klingt nach viel. In der Praxis lassen sich die meisten Fragen aber mit drei Dingen beantworten: Transparenz, Zustimmung und Sparsamkeit.

Strafrecht: § 201 StGB

§ 201 des Strafgesetzbuchs schützt die Vertraulichkeit des Wortes. Strafbar ist unter anderem, wer unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt (Abs. 1 Nr. 1) oder eine solche Aufnahme gebraucht oder Dritten zugänglich macht (Abs. 1 Nr. 2). Ebenfalls strafbar ist, das nicht zur eigenen Kenntnis bestimmte nichtöffentlich gesprochene Wort mit einem Abhörgerät abzuhören (Abs. 2 Nr. 1). Es drohen Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe.

Ein Verkaufsgespräch am Telefon oder in einer Videokonferenz ist in aller Regel nichtöffentlich, auch wenn es geschäftlich ist. Entscheidend ist das Wort „unbefugt“: Wer mit Einverständnis aller Beteiligten handelt, handelt nicht unbefugt.

Und wenn kein Audio gespeichert wird?

Hier wird es unklar. Manche Fachbeiträge vertreten, dass eine reine Live-Transkription ohne Tonaufnahme nicht unter den Wortlaut „auf einen Tonträger aufnimmt“ fällt. Andere weisen darauf hin, dass Spracherkennungsdienste den Ton für die Verarbeitung kurz zwischenspeichern und das bereits als Aufnahme gewertet werden könnte. Eine Gerichtsentscheidung, die diese Frage für Live-Transkription im Vertrieb klärt, ist uns nicht bekannt.

Unsere Empfehlung ist deshalb eindeutig: Hol die Zustimmung ein, auch wenn das Werkzeug kein Audio speichert. Damit bist du auf der sicheren Seite, und es ist schlicht fair.

Datenschutz: DSGVO

Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO

Jede Verarbeitung personenbezogener Daten braucht eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO. Für das Mitschreiben von Gesprächsinhalten kommen vor allem in Frage:

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a): Der Gesprächspartner stimmt zu. Das ist der übliche und klarste Weg.
Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f): Wird teils diskutiert, setzt aber eine Abwägung voraus, die bei vollständigen Gesprächsinhalten schwer zugunsten des Unternehmens ausfallen dürfte.

Anforderungen an die Einwilligung nach Art. 7 DSGVO

Eine Einwilligung muss freiwillig, informiert und eindeutig sein. Das Unternehmen muss sie nachweisen können (Art. 7 Abs. 1), und sie muss jederzeit widerrufbar sein, so einfach, wie sie erteilt wurde (Art. 7 Abs. 3). Für ein Gespräch heißt das: Wenn dein Gegenüber mitten im Call sagt, dass er das doch nicht möchte, stoppst du die Transkription sofort.

Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO

Wer Daten bei der betroffenen Person erhebt, muss sie informieren: wer verantwortlich ist, zu welchem Zweck verarbeitet wird, auf welcher Rechtsgrundlage, wer die Daten erhält, ob sie in ein Drittland gehen, wie lange sie gespeichert werden und welche Rechte die Person hat. Im Gespräch reicht ein kurzer Satz plus ein Link zu einer ausführlichen Information, etwa in der Einladung oder der Mail-Signatur.

Weitere Punkte

Auftragsverarbeitung (Art. 28): Mit dem Anbieter des Werkzeugs braucht das Unternehmen einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Drittländer (Art. 44 ff.): Sitzen Dienstleister in den USA, braucht es eine Grundlage wie das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln.
Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e): Transkripte nur so lange aufheben wie nötig. Eine automatische Löschfrist ist der einfachste Weg.
Folgenabschätzung (Art. 35): Je nach Umfang und Einsatz kann eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig sein. Frag deine Datenschutzbeauftragte.
Sensible Daten: Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien (Art. 9) sollten im Verkaufsgespräch nicht absichtlich erfasst werden.

Mitbestimmung: Betriebsrat und Beschäftigte

Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat mitzubestimmen bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Die Rechtsprechung lässt dafür genügen, dass ein System objektiv geeignet ist, solche Daten zu erfassen. Ein Werkzeug, das Gespräche von Verkäufern verarbeitet, fällt in aller Regel darunter.

Praktisch bedeutet das: Vor der Einführung redet das Unternehmen mit dem Betriebsrat, meist mündet das in eine Betriebsvereinbarung. Darin wird festgelegt, wofür das Werkzeug genutzt wird, wer was sehen darf und was ausgeschlossen ist, zum Beispiel Ranglisten oder Leistungskontrolle.

Auch ohne Betriebsrat gilt der Beschäftigtendatenschutz. Die Rechtsgrundlage für Daten von Beschäftigten ist seit einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2023 (C-34/21) zu einer vergleichbaren Landesregelung in der Fachwelt umstritten, viele Unternehmen stützen sich daher direkt auf Art. 6 DSGVO. Auch das ist ein Punkt für die Datenschutzbeauftragte.

Zur KI-Verordnung der EU: KI-Systeme, die zur Bewertung von Leistung und Verhalten von Beschäftigten eingesetzt werden, können als Hochrisiko-Systeme gelten (Anhang III Nr. 4). Ein Assistent, der nur der Person selbst hilft und niemanden gegenüber Vorgesetzten bewertet, ist anders zu beurteilen. Die Einstufung prüft das einsetzende Unternehmen.

So holst du die Zustimmung im Gespräch ein

Ein kurzer, freundlicher Satz am Anfang reicht. Ein paar Beispiele:

„Bevor wir starten: Ich nutze einen KI-Assistenten, der mitschreibt, damit ich mich ganz auf unser Gespräch konzentrieren kann. Es wird kein Ton gespeichert, nur eine Textnotiz. Ist das für Sie in Ordnung?“

„Darf ein Assistent für meine Notizen mitschreiben? Wenn nicht, ist das überhaupt kein Problem.“

Sagt dein Gegenüber nein, startest du das Werkzeug nicht und machst Notizen wie früher. Sagt er ja, dokumentiere die Zustimmung. In der Einladung oder Signatur kannst du zusätzlich auf eine Datenschutzinformation verlinken.

Checkliste für Unternehmen

Datenschutzbeauftragte und, wo vorhanden, Betriebsrat einbinden.
Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter abschließen, Dienstleister und Drittländer prüfen.
Löschfrist für Transkripte festlegen, so kurz wie möglich.
Information für Gesprächspartner bereitstellen (Art. 13).
Ablauf für die Zustimmung festlegen und die Beschäftigten schulen.
Festlegen, wer Transkripte sehen darf. Am besten nur die Person, die telefoniert hat.
Klären, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist.
Auskunftsanfragen von Gesprächspartnern einplanen: Wer beantwortet sie, wie kommen die Daten heraus?

Wie Alfreed das umsetzt

Zustimmung zuerst: Alfreed fragt dich vor dem Zuhören, ob dein Gegenüber einverstanden ist, und startet die Spracherkennung erst nach deinem Klick.
Kein Audio gespeichert: Der Ton geht live zur Spracherkennung (ElevenLabs, USA). Bei Alfreed bleibt nur das Text-Transkript.
Löschfrist: Transkripte werden nach der Frist der Organisation gelöscht, einstellbar von 7 bis 365 Tagen, Standard 30 Tage.
Nur für dich: Transkripte sieht nur, wer telefoniert hat. Keine Ranglisten, keine Einzelauswertung für Vorgesetzte.
Datenort: Datenbank in Frankfurt (Supabase, eu-central-1). KI-Vorschläge über Anthropic (USA). Beides mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Standardvertragsklauseln.
Unterlagen: Datenschutzerklärung, AVV-Muster, Informationen für den Betriebsrat und ein Hinweis für Gesprächspartner zum Weitergeben.

Wenn du Alfreed im Pilot testen willst, kannst du hier kostenlos starten. Was ein KI-Assistent im Vertrieb sonst noch kann, steht im Artikel Was ist ein KI-Sales-Assistent?

Quellen

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